Crea un listado automático de etiquetas con Word

PorLucía Montero Rodríguez

Crea un listado automático de etiquetas con Word

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Combinar correspondencia con etiquetas en WordEn anteriores artículos hemos repasado diferentes técnicas relacionadas con la combinación de correspondencia en Word. Pero nos faltaba uno muy importante, la posibilidad de generar un listado de etiquetas.

Procedimiento

En la cinta Correspondencia desplegamos la lista del botón Iniciar combinación de correspondencia y hacemos clic sobre Etiquetas. En el cuadro de diálogo que aparece deberemos escoger o diseñar nuestro modelo de etiquetas. A través del botón Detalles podrás visualizar información adicional, como el número de etiquetas en horizontal o vertical, su tamaño, los márgenes…

Elegir el modelo de etiquetas para la combinación en Word

Tras Aceptar las especificaciones deseadas, el siguiente paso nos llevará a escoger la lista de datos que emplearemos y que previamente teníamos creada en el archivo lista clientes.xlsx. Recuerda que si los datos están en Excel, la tabla deberá comenzar a partir de la fila 1 y lo ideal es que en dicha fila se encuentren los nombres de los campos.

En este punto, Word muestra un primer diseño de la hoja de etiquetas, que será el que utilicemos como punto de partida. El campo automático <<Próximo registro>> indica a la aplicación, que sale a la siguiente fila de la tabla.

Diseño base de etiquetas

Llegados a este punto, tenemos varias opciones para insertar la información que deberá figurar en las etiquetas.

Opción 1

Con el botón Bloque de direcciones podemos establecer los datos que aparecerán en las etiquetas de envío, pero puede suceder que Word no detecte qué datos debe emplear. Si ese fuera el caso (como así sucede ahora) utiliza el botón Asignar campos para indicar a la aplicación la correspondencia de campos:

Bloque de direcciones - Asignar campos

Tras Aceptar, verás escrita en la primera etiqueta la leyenda <<Bloque de dirección>>; para que se aplique el mismo diseño en el resto, pulsa el botón Actualizar etiquetas del grupo Escribir e insertar campos. Entonces verás, como dicho Bloque se repetirá en toda la hoja.

Etiquetas actualizadas con bloque

Opción 2

Consiste en incorporar manualmente los campos que deseemos emplear, estableciendo al mismo tiempo las características de formato que nos interesen. Para ello, utilizaremos el botón Insertar campo combinado del grupo Escribir e insertar campos.

Tras incorporar los campos y darles formas, tenemos que pulsar el botón Actualizar etiquetas situado en el mismo grupo, para que los campos se repitan en toda la hoja.

Etiquetas actualizadas con Insertar campo combinado

Revisión y resultado

Una vez que tenemos preparadas todas nuestras etiquetas, el proceso continuará de igual forma, independiente de la opción escogida para diseñarlas.

Siempre es recomendable activar la Vista previa de resultados, que nos permitirá detectar errores de espaciado y formato. Tras realizar las correcciones que fueran necesarias, podemos opcionalmente efectuar una Comprobación automática de errores o si no, directamente, Finalizar y combinar. De manera habitual, las etiquetas se combinan directamente con la opción Imprimir documentos para que la salida sea directa hacia la impresora.

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Lucía Montero Rodríguez administrator