Controla tus tareas con Outlook

PorLucía Montero Rodríguez

Controla tus tareas con Outlook

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Controla tus tareas pendientes con OutlookEn nuestro día son innumerables las tareas que tenemos que hacer de manera individual o que asignamos a otras personas. En un caso u otro, conocer el estado de cada una, su avance, su importancia… es fundamental para llevar a cabo una gestión eficaz de los procesos de trabajo.

Definición de tareas en Outlook

Hasta la versión 2010, Outlook incorpora entre sus múltiples funciones un potente gestor de tareas. Para acceder, podemos utilizar el botón correspondiente situado en la zona inferior de la barra lateral izquierda. No obstante, también es posible emplear el atajo de teclado Control+4.

Cuando la aplicación cambie de pantalla será el momento de pulsar el botón Nueva tarea de la cinta Inicio. En el cuadro de diálogo que aparecerá podremos establecer todos los elementos necesarios para definir de manera correcta la tarea correspondiente.

En la siguiente captura podemos ver una propuesta básica para la que se ha establecido una fecha de vencimiento, un estado y un aviso:

Cuadro para definición de tareas en Outlook

Sin embargo, aquí no acaba la explicación ya que Outlook todavía nos proporciona un mayor control. Para conseguirlo empleareamos algunos de los botones que aparecen en la parte superior de la imagen anterior.

Por ejemplo, mediante Detalles podemos añadir más información relacionada como la fecha de finalización, las horas de trabajo previsas y reales, el kilometraje o la facturación correspondiente.

Mediante Asignar tarea encargaremos tareas a otras personas de nuestra organización, pudiendo además mantener una copia actualizada de las mismas, así como recibir un informe automático de finalización cuando se hayan terminado.

Con este proceso se podrán crear paulatinamente todos los trabajos que tengamos que completar o controlar.

Gestión de tareas ya creadas

Para cambiar el estado de cualquier tarea, bastará con hacer un doble clic en la que corresponda dentro de la lista existente. De esta manera, modificaremos el estado o el % de avance para mantener un control actualizado en el tiempo. Y, si fuera necesario, emplearemos el botón Enviar informe de estado para emitir un correo con la actualización a quien corresponda.

Ahora bien, si lo que nos interesa es simplemente indicar que una tarea ya se ha acabado, existen dos formas más rápidas de conseguirlo desde la vista general. Por un lado, podemos seleccionar un elemento y utilizar el botón Marcar como completada. Por otro, también podemos hacer clic en la banderola situada a la derecha. Con ambas acciones, Outlook dará la tarea por finalizada y la eliminará de la lista.

¿Usuario/a de SharePoint?

Si la respuesta es afirmativa, entonces estáis de enhorabuena. Como seguramente ya sabréis, SharePoint, como espacio de trabajo en grupo, permite el control y la gestión de tareas. Pero lo más interesante es que además se puede sincronizar con Outlook. Al hacerlo, cualquier modificación que se realice en una aplicación u otra conllevará una actualización en doble sentido. De esta forma, estaremos al día en todo momento.

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Lucía Montero Rodríguez administrator