Combinar correspondencia: modifica el formato de los campos combinados

PorLucía Montero Rodríguez

Combinar correspondencia: modifica el formato de los campos combinados

Comparte este artículo

Cuando Word utiliza los datos combinados que toma de una hoja de cálculo o de una tabla/consulta, no respeta el formato asociado a los mismos, lo que nos plantea un problema que vamos a intentar solucionar.

Empezamos

Vamos a suponer que tenemos una lista de pacientes con facturas pendientes de pago y que les vamos a escribir una carta reclamando el abono de las mismas. Los datos que tenemos en Excel son los siguientes, y los podéis descargar del archivo Impagos.xlsx:

Lista de pacientes para una combinación de correspondencia

Es la hora de ir a Word, comenzamos nuestra carta de la forma habitual, ejecutando los pasos que ya conocemos. Si no te acuerdas, puedes consultar el artículo Cómo combinar correspondencia en Word, en el que expliqué el proceso paso a paso. El resultado podría ser similar al siguiente:

Carta base para modificar el formato de campos combinados

Si le damos al botón Vista previa de resultados, vemos que Word ha tomado los datos tal cual. Además, en la fecha se antepone el mes al día, cuando Excel aparecía de forma correcta.

Carta base con fecha en formato erróneo

Es verdad ¿cómo puedo arreglar ese error de formato?

No te preocupes, ya que ahora vamos a cambiar el aspecto de algunos campos para que se adecuen a nuestras necesidades. En algunos casos, como fechas y cantidades numéricas será necesario emplear modificadores de campo. Sin embargo para los textos, es más sencillo así que comenzaremos por ellos.

Para empezar, sobre un campo combinado que contenga texto, como Nombre o Apellido, elegimos la opción Editar campo… en el menú contextual. Entonces, Word mostrará un cuadro de diálogo similar al de la figura. En la imagen puedes ver que ya hemos escogido el formato Tipo Título. Éste, es el más adecuado para nombres compuestos o campos que puedan contener los dos apellidos:

Cuadro para editar el formato de un campo de tipo texto.png
Para el campo Total, comenzamos de la misma forma, pero dado que no nos sirven ninguno de los formatos propuestos por Word, tendremos que pulsar el botón Códigos de campo, situado en la esquina inferior izquierda del cuadro, para añadir en este caso el modificador #:

Propiedades de campo avanzadas - Formato numérico

Esta definición, provocará que los totales aparezcan con el punto como separador de miles y sin decimales. Si deseas formatos más complejos, en la ayuda de Word podrás consultar todos los modelos de modificadores que puedes utilizar.

Por último, para la fecha nos interesaba mostrar el día con uno o dos números según correspondiera y el mes en letras; para conseguirlo, hemos antepuesto \@ y empleado el modificador d para el día y el MMMM (fíjate que debe aparecer en mayúsculas), con la siguiente definición:

Propiedades de campo avanzadas. Formato fecha

El resultado final, en el que hemos añadido también la negrita a los campos combinados, lo tienes a continuación. Un poquito trabajoso, pero  merece la pena.

Resultado de una combinación de correspondencia con el formato de los campos modificado

Recuerda: ¡Escoge el formato adecuado para mejorar la calidad de tu trabajo!

Acerca del autor

Lucía Montero Rodríguez administrator

62 comments so far

Jorge VenegasPublicado en2:55 pm - Ene 9, 2018

Hola buenas, esta todo muy claro y bien explicado, pero segui al pie de la letra las indicaciones y al dar formato al valor no me aparece el separador miles me aparece con coma.
Cual podría ser el problema?

    Lucía Montero RodríguezPublicado en11:22 am - Ene 10, 2018

    Buenos días Jorge,

    Lo cierto es que nunca he tenido problemas en ese aspecto y a priori se me ocurren dos causas probables. Primera, que el idioma del documento en Word no lo tengas configurado a Español-España y segunda, que la configuración regional del sistema operativo tampoco esté como Español-España.

    Espero que al revisar estos dos factores, puedas encontrar la solución. Un saludo y gracias por tu participación.

rodrigoPublicado en6:17 pm - Feb 21, 2018

yo tengo un proble al traer cantidades de hs trabajadas por ej 30:55 al traerlo al word con un conbinar correspondencia me pone 1/1/1900 06:55 am como puedo corregirlo

    Lucía Montero RodríguezPublicado en6:29 pm - Feb 22, 2018

    Hola Rodrigo, por desgracia ese problema no tiene solución directa en Word, sino que hay que intentar tratarlo en Excel. ¿Cómo se te da esa aplicación?

AdelaPublicado en11:26 am - Mar 22, 2018

Buenos días. Combino un documento de word con datos de una hoja excel. En la celda de excel aparecen tres precios, y al combinar con word me hace la suma de ellos. Esto me ha pasado cuando he puesto el modificador para los miles y decimales. Puede ser que haya hecho algo mal?

ClaudioPublicado en6:30 pm - Abr 8, 2018

Hola Adela, estoy tratando de hacer una carta combinada con capos de un archivo excel. Todos los campos funcionan perfectamente excepto uno, que en Excel son celdas de texto, textos que la combinarse en la carta resultan truncados. Es interesante notar que todos los contenidos de estas celdas se truncan en la carta a 46 caracteres. Sugerencias? Gracias!

AnónimoPublicado en8:25 pm - Abr 12, 2018

cordial saludo
a mi me pasa que entro a editar y no aplica los cambios que le di al documento

juan camiloPublicado en11:54 pm - May 10, 2018

me salvaste la vida lucia llevaba un buen rato tratando de que me saliera el separador de miles gracias

MaryPublicado en9:15 pm - May 23, 2018

Hola buen día

He estado buscando cómo poner como fecha en el document de Word el primer día natural del siguiente mes en curso; por ejemplo actualmente tengo :{ DATE \@”01′ de’MMMM’ de ‘yyyy”} que muestra: 01 de mayo de 2018

Pero partiendo de que la fecha actual es 22mayo2018 necesito reflejar en el documento 1° de abril

Me puede orientar en esto, por favor?

De antemano gracias!

Saludos,
Mary

    AnónimoPublicado en9:18 pm - May 23, 2018

    Perdón, en el ejemplo:

    «Pero partiendo de que la fecha actual es 22mayo2018 necesito reflejar en el documento 1° de abril»

    en lugar de 1° de abril debe ser 1° de Junio ya que es el mes siguiente a Mayo.

    Lucía Montero RodríguezPublicado en5:22 pm - May 28, 2018

    Hola Mary,
    En Word nunca se me ha planteado esa necesidad y lo cierto es que ahora mismo no se me ocurre cómo hacerlo. Si me apuras, te diría que lo intentaras mejor en Excel, creándote un campo a partir de la fecha en curso.
    Un saludo,

OSCAR RPublicado en8:53 pm - Ago 2, 2018

Hola Adela,
Tengo inconvenientes con la hora, en excel ya esta configurado horas y minutos (sin segundos), pero en el word me muestra una cantidad y al intentar cambiarlo, me sale solo la hora actual y no la del excel a pesar de probar con marcando el las opciones de habilitar automáticamente. gracias por la ayuda

    Lucía Montero RodríguezPublicado en6:38 pm - Ago 7, 2018

    Hola Oscar,

    Tienes que jugar con los distintos modificadores. De manera similar a la que se expone en el artículo prueba con hh:mm:ss.

    Un saludo,

ENRIQUEPublicado en6:34 pm - Ago 9, 2018

Hola Adela, Tengo el inconveniente de que algunos campos que lleno en excel no me aparecen en word cuando hago la correspondencia o me sale incompleto.

Muchas gracias

ENRIQUEPublicado en8:49 pm - Ago 24, 2018

Es decir yo genero mi tabla con todos los datos y cuando hago la correspondencia en word, no me copia lo que he incluido en alguna de las celdas.

    Lucía Montero RodríguezPublicado en3:02 pm - Sep 3, 2018

    Hola Enrique, disculpa pero estaba de vacaciones. Asumo que todos los campos tienen nombre en el encabezado de columnas verdad? Si es así, y si quieres envíame una muestra de los dos documentos para ver qué puede pasar.
    Un saludo,

JorgePublicado en4:47 pm - Sep 11, 2018

Hola Lucia

Al hacer una combinación de correspondencia me dice que los campos no existen en el origen de datos cuando los tengo en una hoja de Excel con encabezados en columnas definidos. ¿Sabrías decirme cual puede ser el problema?

Gracias de antemano y un saludo

    Lucía Montero RodríguezPublicado en1:35 pm - Sep 14, 2018

    Hola Jorge,

    Es posible que hayas movido o cambiado el nombre del archivo .xlsx? Otra posibilidad, es que los nombres de los campos no estén en la primera fila de la hoja de cálculo.

    Un saludo,

Fernando NietoPublicado en2:55 am - Oct 2, 2018

Que tal Lucía,

Necesito tu apoyo. Soy de México. Tengo WORD y ECXEL para Mac 2011.

En el archivo de EXCEL tengo varias celdas con cantidades en Moneda (pesos mexicanos) separadas normalmente los millares por «,» (coma) y los decimales por «.» (punto). Así es en nuestro país.

Al intentar combinar la correspondencia en WORD las cantidades aparecen separadas al revés, ejemplo:

ECXEL = $29,000.00
WORD = $29.000,00

¿Que necesito hacer para que aparezca tal cual están ingresadas en EXCEL? NOTA: las cantidades no provienen de fórmulas, fueron tecleadas una por una.

    Lucía Montero RodríguezPublicado en4:19 pm - Oct 8, 2018

    Hola Fernando,
    La verdad es que es raro porque Word debería coger la configuración regional general, igual que hace Excel. Te paso con diferentes archivos o sólo con ese? Estás utilizando modificadores de campo?
    Un saludo,

SamuelPublicado en3:52 pm - Nov 7, 2018

Hola Lucia, muy buen aporte, gracias, me ha estado funcionando, pero ahora, necesito hacer los mismo en Publisher, sabrás como se puede modificar en correspondencia un formato numérico?

barbaraPublicado en10:19 pm - Dic 6, 2018

por que al combinar una fecha me aparece en ingles y no en español «01 de November de 2018».

Ayuda…

    Lucía Montero RodríguezPublicado en9:38 pm - Dic 18, 2018

    Hola Bárbara,

    Varias preguntas: ¿tu word está en español? Si es así, ¿la configuración del sistema operativo también está en español?

    Un saludo,

ROCIOPublicado en5:10 pm - Dic 18, 2018

al hacer correspondencia traigo los valores de excel a una tabla en word, quisiera cambiar el color de esa celda en word dependiendo del valor, si es menor a 40 la cenlda tengra sombreado rojo, si esta entre 40 y 60 sombreado amarillo y si es mayor a 60 sombreado verde, se puede hacer esto en word. GRACIAS

    Lucía Montero RodríguezPublicado en9:44 pm - Dic 18, 2018

    Hola Rocío, el tipo de formato que me indicas es propio de Excel. Yo probaría a aplicar a la tabla en Excel un formato condicional y luego realizar la combinación de correspondencia. Espero que de esta forma puedas solucionarlo, pero lo cierto es que nunca he necesitado probado.
    Un saludo,

lconejo2009@hotmail.comPublicado en10:01 pm - Ene 12, 2019

Hola Lucía muchas gracias por tus consejos. Al usar la calculadora de word si incluyo por ejemplo:

30500
40500
Los marco y le doy click a la calculdora me muestra la suma correcta es decir 71000. El problema es que yo necesito mostrar en el documento los miles separados por puntos:
30.500
40.500
Al sumarlos da 1070 es decir toma el punto como una separador de montos y suma 30 más 500 más 40 más 500.
Hay alguna manera que la calculadora me reconozca el punto como separador de miles?

Xochitl MtzPublicado en7:00 pm - Oct 14, 2019

buenas tardes, al agregar el campo combinado que es texto «ubicación Toluca» me pone 12:00:00 AM., como puedo corregir eso, el formato de origen es texto o general

SoraPublicado en10:52 pm - Feb 4, 2020

Hola, buenas tardes.

Tengo un inconveniente extraño… Realizo una combinación de correspondecia de Excel a Word y divido los documentos resultantes con una macro; el primer documento resultante sale con la fechas en el formato que necesito pero las demás me muestran las fechas como un número (por ejemplo el 45612). Tengo configurado el MERGEFIELD con «dd/MM/yyyy» y la celda del Excel como fecha.

He probado de todo pero no sé cómo solucionarlo, ¿podrías por favor ayudarme? Mil gracias.

Lucía Montero RodríguezPublicado en8:15 pm - Feb 12, 2020

Hola Sora,
Podrías enviar a mi correo de contacto una muestra de los dos archivos? En teoría, debería salir bien con lo que tienes.
Saludos,

    Diego MFPublicado en11:30 am - Nov 30, 2021

    Buenas: Yo tengo un problema similar, que tal vez tenga el mismo origen.
    En mi fuente de datos, tengo varios campos en formato fecha, pero que para algunos registros, está en blanco (son el resultado de una fórmula, que pone la fecha cuando se dan ciertas condiciones, y «» cuando no).
    Cuando fuerzo el formato con un modificador en la combinación de correspondencia, funciona en los campos donde todos los registros están informados, pero en los campos donde algunos de los registros tienen campos con «», no, y pone la fecha en formato 45611.
    Es como que no puede concebir que el campo sea una fecha, cuando algunos registros están en blanco. He probado a poner » «, y todas las combinaciones posibles, pero nada. No puedo solucionarlo con filtros, porque no quiero prescindir de todo el registro… muchos otros de sus campos sí los necesito.
    ¡Si tuvieras alguna idea de cómo solucionar esto, te lo agradecería mucho!

Yolanda de PolancoPublicado en8:54 pm - Feb 19, 2020

hola buenas tardes yo tengo un problema similar, en mi tabla de excel tengo algunos campos que en ocasiones son ceros y cuando lo traigo a la carta combinada en word no me lee los ceros estoy usando el modificador: \#.###,00 y me funciona para todos los montos, con excepción los que en la tabla base de excel son ceros, solo me sale .00 y no veo el 0.00 como hago para que me salga el cero a la izquierda?

ANAPublicado en9:38 pm - Mar 4, 2020

Hola Lucía: al hacer una combinación de correspondencia en word, (la base de datos es una tabla de word), al editar lista de destinatarios aparecen los nombres de los datos y ningún dato, pero cuando le doy en el mismo cuadro a EDICIÓN, si que van apareciendo. El problema es que no me deja hacer BLOQUE DE DIRECCIONES, dice que los campos están vacíos, y no entiendo porqué. Espero tu ayuda como «agua de mayo». Gracias

VicentPublicado en3:10 pm - Mar 6, 2020

Buenos días Lucía:

Mi problema es que al combinar una celda con decimales, por ejemplo 17,71 en la combinación me devuelve 17,7199999999999. Lo mismo si utilizo un dato porcentual 17,71% en excel lo combina como 17,7199999999999% en word.

Si se te ha dado este problema y lo has podido resolver, ruego me informes para intentar corregir el resultado.

He probado en excel cambiarle el formato a la celda truncando o definiendo a dos decimales el campo, pero no me resuelve el problema.

Gracias de antemano.

Un saludo

Lenin LagunaPublicado en1:56 am - May 4, 2020

Buenas noches
Por más que lo intento, no me funciona los códigos de campo para formato de separador de miles » { MERGEFIELD “nombre de campo” \# #,##0.00” } » ni para número de caracteres » { MERGEFIELD “nombre de campo” \# 000000” } » al importar con campo combinado de una hoja de excel.
Estoy usando office 2019.
Por favor sus sugerencias

LuisPublicado en7:31 am - May 14, 2020

Gracias por compartir tus conocimientos. Te pregunto, porque en la lista de campos me sale es F1 F2 F3 … y no los nombres de los encabezados de los datos?

BegoñaPublicado en12:09 pm - Ago 28, 2020

Hola
Tengo un campo de ACCESS número que quiero que lo ponga en letra al combinar correspondencia. He utilizado en el documento WORD {=campo\*cardtext} pero cuando es el número es 100 me pone CIENTO. ¿Se puede solucionar?
Gracias

Lucía Montero RodríguezPublicado en1:37 pm - Ago 30, 2020

Hola Begoña,
La verdad es que nunca he necesitado hacer ese cambio, pero se me ocurre que puede provenir de la configuración regional que tengas en el sistema o incluso el idioma asignado al documento.
Saludos,

AUDELINPublicado en4:21 am - Sep 14, 2020

Hola tuve problema con enlace de correspondencia. En vista previa me sale {MERGERFIELD NOMBRE} en todas las paginas al igual que otros campos por decir CURP me sale { MERGERFIELD CURP} si selecciono y doy alt+f9 sale la curp completa pero los demas campos no y pues no veo nada hasta que le doy FINALIZAR aparece bien…. Pero quiero que en vista previa me de los campos NOMBRE Y CURP normal… O como se puede reiniciar correspondencia. Gracias

Lucía Montero RodríguezPublicado en6:17 pm - Sep 14, 2020

Hola Audelin,
No me había sucedido nunca lo que comentas, has probado a volver a seleccionar el origen de datos? Si quieres envíame una prueba de los archivos a mi correo y los veo en mi máquina.
Saludos,

micheldmPublicado en10:16 pm - Feb 22, 2021

Hola Lucia
Una vez que se realiza una combinacion entre una tabla en excel y un documento word, ?Es posible abrir el documento excel de forma independiente? Se puede modificar ese documento excel sin afectar la combinacion en word? Lo he intentado y no me permite hacerlo,

Saludos

    Lucía Montero RodríguezPublicado en2:47 pm - Feb 23, 2021

    Hola Michel, en teoría no deberías tener problemas. Es posible que lo hayas intentado con el documento de Word abierto en lugar de tenerlo cerrado?
    Saludos,

MalenaPublicado en2:00 pm - Jun 1, 2021

Hola Lucia:
Y si de Excel viene con este formato està en % pero lo trae a Word así 5,9999999999999998E-2 y lo necesito así 6%

rigar santiagoPublicado en7:00 pm - Jul 12, 2021

Hola como estas,

ya no quiero usar el MERGE en la combinación de correspondencia porque me daño el WORD. Como se lo puedo quitar?. Muchas gracias

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.