PorLucía Montero Rodríguez

correspondencia, filtros, mailing, ofimática

Combinar correspondencia: cómo filtrar los datos de origen

Seguimos avanzado en nuestra serie dedicada a la Combinación de correspondencia. En este artículo vamos a ver cómo podemos filtrar los datos al combinar; es decir, qué podemos hacer cuando no nos interesa tomar todos los registros de una tabla Word, Excel…

Filtrar para seleccionar adecuadamente

Comenzamos por abrir/descargar una carta modelo Invitacion evento2. También necesitarás el archivo datos clientes excel.xlsx para este ejemplo. Y si tienes tanto el documento como los datos en la misma carpeta, no debes tener el menor problema para seguir la explicación.

Supongamos que sólo nos interesa combinar las personas que sean de Sevilla. En primer lugar accedemos a la cinta Correspondencia. Tras pulsar el botón Editar lista de destinatarios, Word responderá mostrando un cuadro de diálogo similar al de la imagen:

En la segunda columna, podemos activar y desactivar manualmente los registros a combinar, lo que puede convertirse en una tarea ardua y/o tediosa según los casos. Afortunadamente, también podemos limitar el número de registros mediante la opción Filtrar del cuadro anterior. Pulsar y Word mostrará un nuevo cuadro.

Al principio del artículo comentamos que para este ejemplo sólo queremos incluir sólo los clientes que sean de Sevilla. Por lo tanto, establecemos la siguiente condición:

Si Word procesa correctamente nuestra petición, volverá a mostrar la lista anterior pero ya filtrada. Compruébalo en la imagen siguiente:

Si los datos son correctos, simplemente pulsa Aceptar y combina el documento según el resultado que necesites obtener: documento, impresión final o email.

Recuerda, no es necesario trabajar con todos los datos, puedes seleccionar.