Una macro, dos macros, tres macros

Cuando en informática hablamos de macros estamos haciendo referencia a una o más instrucciones que se ejecutan de manera conjunta y que pueden tener un nombre común, ni más, ni menos.

El grado de complejidad a la hora de crear una macro en Access dependerá de la funcionalidad que busquemos (por ejemplo, no es lo mismo mostrar un mensaje, que abrir una tabla, aplicar un filtro y enviar el resultado por correo electrónico) y del método escogido.

No te preocupes porque parezca difícil, ya que para dar una visión general y aclarar conceptos vamos a exponer ejemplos de tres macros sencillas y creadas de formas distintas con las posibilidades que Access nos ofrece y que puedes revisar a través del formulario Autores de la base de datos Tipos de macros.

Macros incrustadas

Podemos decir que las macros incrustadas ya vienen ‘preparadas de fábrica’, listas para que el usuario las utilice de manera directa y fácil. Crear una macro de este tipo es muy sencillo, sólo hace falta estar en la Vista diseño de un formulario y utilizar el control Botón que aparece en la cinta Diseño.

Al definir el tamaño y soltar el ratón se iniciará el Asistente para botones de comando que, a través de diferentes pasos, te ayudará a crear un botón que al ser pulsado ejecutará una acción concreta.

Por ejemplo, el situado a la izquierda en Autores es un botón de este tipo cuya utilidad es cerrar el formulario activo a través de la acción que puedes ver en la figura.

Generador de macros

Es opción da la posibilidad al usuario de definir macros mediante la elección de distintas acciones que se ejecutarán en el orden establecido. Además, se pueden crear y ejecutar de manera independiente, desde la cinta Crear, o bien hacerlo asociadas a un evento.

En el panel de explotación de Tipos de macros, puedes ver la macro Vista previa que muestra el objeto actual en modo vista preliminar para ajustar su impresión o formato final y que en el formulario Autores está asociada al evento Al hacer clic del botón central.

Macros programadas

En último lugar, tenemos las macros creadas con el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones y que dotan a Access de potencia para hacer verdaderas aplicaciones independientes que controlen todas las necesidades reales del usuario.

En esta ocasión, sólo hemos utilizado una pequeña sentencia cuyo efecto es mostrar un mensaje en pantalla. Para hacerlo, insertamos un botón, cancelamos el asistente y en el evento Al hacer clic pulsamos el botón de los tres puntos para acceder al Generador de código.

Prueba a escribir la instrucción MsgBox entre las líneas Sub que aparecen automáticamente y comprueba el funcionamiento del botón en la Vista formulario.

Conclusión

Si eres un usuario novel puedes aportar un plus a tus diseños mediante las macros incrustadas.

Si tienes cierta soltura y no te da miedo probar, utiliza el Generador de macros para encadenar acciones que realices con frecuencia de manera que ahora se ejecuten de manera automática.

Si tienes conocimientos de programación ahonda en todas las posibilidades que ofrece el modelo de objetos de Access y crea macros programadas que den solución a tus problemas.