PowerPivot, lo decimos una y otra vez, es una herramienta muy potente para trabajar con gran cantidad de datos. Su potencia radica, entre otros factores, en la posibilidad de trabajar con más de 1.000.000 de registros.

Así, en los artículos Utiliza el asistente para Importar tablas de PowerPivot y Agregar datos en PowerPivot mediante SQL vimos cómo podíamos seleccionar los registros a tratar desde bases de datos. Sin embargo, la operativa puede ser en ocasiones más sencilla. Por eso, hoy vamos a ver alternativas directas con Excel.

Como siempre, si quieres poner en práctica las explicaciones, puedes utilizar el paquete de ejemplo Contoso de Microsoft.

Emplea el portapapeles

Sin duda alguna, la opción más simple y sencilla para añadir datos a tu PowerPivot. Empieza por abrir, por ejemplo, el libro Stores y seleccionar los registros que quieras tratar. A continuación, entra en Administrar y en el Portapapeles escoge Pegar.

Excel mostrará un cuadro de diálogo similar al siguiente en el que podrás asignar un nombre a la tabla. En nuestro caso, Tiendas.

Fácil ¿verdad? Sin embargo, este método presenta un gran problema: en caso de cambios, los datos no se actualizan.

Utiliza una tabla vinculada

Para solucionar el problema que acabamos de  describir, existe un método alternativo. Al igual que en el anterior, el primer paso será abrir el archivo Stores. Luego, convertimos los datos de la hoja en un objeto de tipo Tabla. Este proceso lo puedes llevar a cabo con la combinación de teclado Control+T o mediante el botón Tabla de la cinta Insertar. En cualquier caso, recuerda marcar la opción Mi tabla tiene encabezados. No olvides asignar un nombre personalizado, en el campo Nombre de tabla situado a la izquierda en la cinta Diseño; por ejemplo, Tiendas.

En este punto tendrás que enlazar el archivo actual con PowerPivot. Sin tienes Excel 2010 utiliza la opción Crear tabla vinculada de la cinta. Para Excel 2013 o superior, emplea Agregar a modelo de datos. 

La ventaja es que, al establecer un vínculo, los datos se pueden actualizar en cualquier momento. Por ejemplo, ve al archivo original y en la celda D2 sustituye Store por CornerShop.

Si pulsas el botón Administrar de la cinta PowerPivot para volver al modelo, verás que no hay cambios. Ésto es así porque la actualización automática está desactivada en esta herramienta al igual que en las tablas dinámicas. Sin embargo, para que  aparezcan las modificaciones, sólo será necesario pulsar el botón Actualizar de la cinta Inicio.

Como ves, este procedimiento es mucho más interesante que el anterior y también resulta sencillo de ejecutar.

Práctica exportando datos a PowerPivot con el Portapapeles y el objeto Tabla