¿Qué tengo que hacer para utilizar Copilot en Office?

La llegada de Microsoft Copilot ha supuesto una mejora en la experiencia de usuario para aquellas personas que utilizan Microsoft 365, aumentando significativamente las capacidades de productividad y creatividad para profesionales y usuarios avanzados. No obstante, para aprovechar al máximo esta herramienta, es fundamental entender tanto sus requerimientos como su potencial.

Acceso a Copilot

Utilizar Copilot es tan sencillo como tener una cuenta activa de Windows o de Office.

En el primer caso, lo tendremos a mano al abrir el navegador Edge o bien, al cargar el buscador Bing. En ambos casos, aparecerá el logotipo de Copilot en la parte superior de la pantalla.

Al hacer clic en cualquiera de los logotipos, se abrirá la web específica de Copilot, que mostrará varias sugerencias para no tener que empezar completamente desde cero.

En el caso de Office o Microsoft 365, será necesario acceder al portal web correspondiente y después pulsar el icono de Copilot en la barra lateral izquierda. De manera similar al método anterior, también se mostrarán en pantalla distintas sugerencias.

Cualquiera de estos dos métodos nos dará acceso a la IA generativa general, que puede ser muy útil, pero que no estará disponible dentro de las principales aplicaciones como Excel, Word, Outlook…

Entonces, ¿qué necesito para utilizar Copilot en Office?

La respuesta es sencilla y la solución está en Copilot Pro, que no está al alcance de todo al mundo, ya que se trata de un complemento de pago.

En consecuencia, para comenzar a utilizar este complemento, necesitarás contar con la infraestructura digital adecuada. Esto implica disponer de una suscripción activa a Microsoft 365 Personal o Familiar o bien algunas de las licencias empresariales admisibles, ejecutar la última versión de Windows 10 u 11, y mantener todas las aplicaciones de Office actualizadas.

En la actualidad, el precio mensual asciende a 22 euros pero existe la posibilidad de probar este complemento durante 30 días de manera gratuita.

La diferencia entre Copilot estándar y Copilot Pro va mucho más allá de un simple upgrade. Mientras que la versión estándar ofrece capacidades básicas de IA, Copilot Pro proporciona un acceso privilegiado a GPT-4, garantizando respuestas más rápidas y precisas incluso en momentos de alta demanda. Esta ventaja se hace especialmente notable en la suite Office, donde la integración es notablemente más profunda y sofisticada.

Una vez que la suscripción esté activa, el icono de Copilot aparecerá en la cinta de Inicio de las aplicaciones, generalmente a la derecha del todo. Por ejemplo, aquí podemos ver la situación del acceso en el caso de Word.

Otra cosa a tener en cuenta es que, de momento, solo funcionará para documento almacenados en la nube de Microsoft; es decir, en OneDrive.

¿Para que podría utilizar Copilot Pro?

En PowerPoint, por ejemplo, puede generar presentaciones completas basadas en tus instrucciones, sugiriendo diseños y contenido relevante. Excel se beneficia del análisis de datos, de la aplicación de formato, permitiendo interpretaciones complejas y la generación de visualizaciones o tablas dinámicas. En Word, la asistencia en redacción y edición alcanza nuevos niveles facilitando enormemente el trabajo diario, mientras que Outlook mejora significativamente la gestión del correo con resúmenes automáticos más precisos.

La diferencia en la creación de imágenes también es notable, con Copilot Pro ofreciendo una mayor cantidad y calidad de imágenes generadas, lo que resulta particularmente útil para profesionales del marketing y la comunicación que necesitan crear contenido visual de forma regular.

La inversión en Copilot Pro resulta especialmente valiosa para profesionales que dependen intensivamente de la suite Office y no tengan conocimientos avanzados. La herramienta no solo ahorra tiempo en tareas cotidianas, sino que también permite abordar proyectos más complejos con mayor confianza.

Sin embargo, es importante mantener expectativas realistas. El rendimiento óptimo de Copilot Pro depende en gran medida de la calidad de tu conexión a Internet y del estado de actualización de tu software. Además, aunque esta IA es muy útil, sigue siendo una herramienta que requiere supervisión y ajuste humano para obtener los mejores resultados.

Resumiendo

En definitiva, Copilot Pro puede ser una buena inversión para aquellas personas que quieran mejorar su productividad y que buscan maximizar su eficiencia en el entorno Microsoft 365. Su capacidad para transformar la manera en que interactuamos con las aplicaciones de Office lo convierte en una herramienta valiosa para múltiples profesionales.

Prueba el poder de Copilot con las aplicaciones de Office