Presentaciones personalizadas o cómo reutilizar un mismo documento

A diario, en el mundo empresarial se crean presentaciones en PowerPoint con distintos fines. Además, según el departamento, es posible diseñar documentos genéricos y/o muy completos. Estos, a menudo pueden ser reutilizados en otras áreas de la organización. Precisamente, esa posibilidad es la que hoy desarrollemos en este artículo.

Nuestro objetivo será ver cómo, a partir de una misma presentación, podemos generar distintas vistas o presentaciones personalizadas, que podremos mostrar a demanda.

Punto de partida

De cara a sacar el mayor partido posible de esta función, la presentación base debería tener ciertas características. Entre ellas:

• Secciones: no son obligatorias, pero sí adecuadas para una mejor organización
• Diapositivas con título: para que sean fácilmente identificables en el momento de la elección.

Para explicar el proceso, vamos a emplear una presentación sobre emprendimiento compuesta por diferentes módulos. El comienzo de cada capítulo está claramente marcado mediante diapositivas de título.

Por ejemplo, en la imagen se puede apreciar dos secciones diferenciadas aunque existen más; por un lado, Empresa y Mercado, por otro, Emprendedor/a.

Creación de vistas personalizadas

Pongamos por caso que el contenido de la presentación anterior lo podemos utilizar en diferentes talleres, pero no siempre de manera completa. Entonces, en lugar de guardarla como archivos individuales u ocultar las diapositivas que no correspondan, vamos a generar presentaciones personalizadas. Este tipo de presentaciones no constituyen nuevos documentos, sino que son vistas a pantalla completa compuestas por las diapositivas que nos interesen.

El primer paso será seguir la ruta Presentación con diapositivas/Presentación personalizada/Presentaciones personalizadas.  En el cuadro de diálogo que se muestra en pantalla irán apareciendo los modelos que vayamos creando. Dado que ahora mismo no hay ninguno, pulsaremos el botón Nueva. A continuación, asignaremos un nombre y escogeremos las diapositivas a mostrar. Por ejemplo:

Las presentaciones personalizadas generadas podrán ser editadas, copiadas y eliminadas en cualquier momento.

Usos posibles

De manera habitual, este tipo de modelo se crea para ser expuesto. Para ello, seleccionamos la presentación correspondiente en el cuadro de diálogo que aparece siguiendo la ruta del apartado anterior y pulsamos el botón Mostrar. Sin embargo, etambién están disponibles directamente en el icono principal de la cinta.

Además de su exposición en pantalla, podemos hacer uso de estos modelos en otra área de la aplicación.

Siguiendo la ruta Archivo/Imprimir llegamos a la pantalla de vista previa. Allí, tenemos que centrarnos en el apartado Configuración. Concretamente, en la lista con la opción Imprimir todas las diapositivas. Al desplegarla, veremos al final de la misma las presentaciones personalizadas generadas. De esta forma, también será posible imprimir un contenido concreto y no el total del documento.

Como es posible comprobar, las posibilidades descritas pueden ser muy interesante tanto para profesionales como organizaciones 🙂

Reutiliza tu contenido mediante las presentaciones personalizadas de PowerPoint