No estoy disponible para leer emails

Hoy en día el intercambio de emails entre personas de distintas organizaciones sigue siendo un servicio muy común. Dentro de esa dinámica, puede que en algún momento hayas recibido un mensaje de respuesta automática.

Por ejemplo, hace tiempo el email típico para estos casos contenía un mensaje del tipo «Estoy fuera de la oficina» o similar. Pero ahora somos mayoría las personas que accedemos al correo electrónico en cualquier momento gracias a los smartphones. Por lo tanto, ya no parece muy aplicable.

Sin embargo, sí hay un momento en el que todo el mundo tiene ganas de desconectar: las vacaciones. En tal caso y si no vamos a atender los emails que nos lleguen durante un tiempo, sí procede avisar. ¿Cómo? A través de la creación de una respuesta automática con Outlook.

Manos a la obra

Para avisar a quiénes nos envían emails que no vamos a leerlos durante un determinado periodo de tiempo, tenemos que crear una regla. En un artículo anterior, ya hicimos uso de esta función de Outlook. Pero en aquella ocasión, la empleamos para destacar determinados mensajes por colores.

En cualquier caso, el comienzo es similar. Empezamos siguiendo la ruta Archivo/Administras relgas y alertas/Nueva Regla. En el apartado Iniciar una regla en blanco seleccionamos Aplicar regla a los mensajes que reciba y pulsamos Siguiente. De esta forma, daremos inicio al Asistente para reglas.

En el primer paso, tenemos que desplazarnos a lo largo de las opciones que aparecen hasta poder localizar y marcar recibido en un conjunto de fechas determinado. A continuación, en la zona inferior del cuadro, correspondiente al paso 2, utilizamos el enlace para establecer el intervalo de fechas en el que no estaremos disponibles. Por ejemplo:

Tras pulsar Siguiente, marcamos mover a una carpeta especificada, indicando la que nos interese. Por ejemplo, una que se llame Mensajes pendientes o similar, para distinguirla con claridad del resto. También vamos a señalar la opción responder usando una plantilla determinada.

A continuación, y de nuevo en la zona inferior, escogeremos el mensaje modelo que hayamos creado previamente para la ocasión. Seguimos avanzando sin inclulr ninguna excepción, definimos un nombre adecuado, como Vacaciones, verificamos que Activar esta regla esté habilitado y pulsamos Finalizar. De esta manera cuando, durante el periodo especificado, nos llegue un email, responderemos con un mensaje indicando que lo leeremos a la vuelta de las vacaciones.

Por supuesto, podríamos haber añadido más pasos o variaciones. Por ejemplo, reenviando el mensaje que nos llegue a otra persona para que se ocupe del asunto por nosotros. ¿Te atreves a aplicar este cambio?

Recuerda, si no vas a poder leer tus emails, genera una respuesta automática