Desde hace un tiempo ya tenemos disponible la inteligencia artificial de Microsoft, Copilot disponible para Excel. Esta herramienta puede significar un avance importante para múltiples personas, transformando la manera en que trabajamos con hojas de cálculo. Por eso en este artículo vamos a explorar las principales aplicaciones de Copilot dentro de Excel y cómo puede mejorar nuestra productividad.

Análisis de datos

Una de las características más destacadas de Copilot es su capacidad para analizar grandes conjuntos de datos. Utilizando los prompts adecuados en lenguaje natural, podemos pedirle que identifique tendencias, patrones y anomalías en nuestros datos.

Por ejemplo, tomando como base el archivo Personal.xlsx vamos a solicitar «muestra las tres personas con más antigüedad«.

Creación de fórmulas

Para muchas personas, las fórmulas pueden resultar intimidantes. Sin embargo, Copilot puede actuar como un traductor entre nuestras necesidades y Excel. Podemos describir lo que queremos lograr, y Copilot sugerirá la fórmula adecuada e incluso nos permitirá aplicarla directamente en la hoja de cálculo. Además, puede explicar cómo funciona cada fórmula, facilitando nuestro aprendizaje.

Por ejemplo, indicamos «genera una nueva columna llamada plus que sea igual a 7 euros por año de antigüedad«.

Visualización de datos

La creación de gráficos y visualizaciones se simplifica bastante con Copilot. Podemos indicarñe que genere la visualización más adecuada para nuestros datos, y ajustará automáticamente el tipo de gráfico, colores y formato para una presentación óptima, aunque también es posible especificar algo en concreto. Además, puede sugerir mejoras en nuestras visualizaciones existentes.

Por ejemplo, «genera un gráfico de barras apiladas que muestre la masa salarial por departamento y tipo de contrato«.

Limpieza y Preparación de Datos

La limpieza de datos, una tarea tradicionalmente tediosa, se vuelve más eficiente con Copilot, ya que puede identificar y corregir inconsistencias, eliminar duplicados y estandarizar formatos. Basta con pedirle por ejemplo «encuentra y elimina todos los duplicados de esta lista de clientes«.

Formato de datos

Esta IA entiende el contexto de nuestros datos y puede aplicar formatos coherentes de manera inteligente. No solo aplica formatos básicos, sino que también comprende la naturaleza de los datos (fechas, monedas, porcentajes) y puede sugerir los formatos más apropiados. Además, puede crear formatos condicionales basados en reglas específicas y mantener la consistencia en todo el documento.

Por ejemplo: «destaca con el fondo en verde las personas que trabajen en producción y lleven más de 10 años en la empresa«.

Depuración de errores

La depuración de errores con Copilot va más allá de la simple identificación de problemas, ya que puede analizar patrones en los datos para detectar anomalías, inconsistencias y errores potenciales. Es capaz de identificar desde errores simples en fórmulas hasta problemas más complejos como referencias circulares o inconsistencias en los datos. Lo más destacable es su capacidad para sugerir correcciones contextualizadas y explicar por qué ciertos valores podrían ser problemáticos.

Por ejemplo: «dime dónde está el error en la fórmula =sumar.si(antiguedad;>10;salario)«.

Filtrado y orden de datos

En cuanto a la organización de datos, Copilot puede entender solicitudes complejas de ordenamiento con múltiples criterios y aplicar filtros basados en condiciones específicas. La herramienta no solo ordena y filtra, sino que también puede sugerir criterios relevantes basados en el análisis de los datos y crear vistas personalizadas que resalten la información más importante.

Por ejemplo: «filtra esta lista para mostrar los datos de las personas contratadas desde el año 2000 al 2010«.

Generación de ejemplos

Esta funcionalidad es una de las que más utilizo ya que, al tener un conocimiento avanzado de Excel, para el resto suelo tardar menos tiempo en conseguir los resultados haciéndolo yo de manera directa. Sin embargo, cuando tengo que preparar cursos temáticos y necesito ciertos datos para los modelos, entonces sí que se lo solicito a Copilot.

Por ejemplo: «Genera una lista que contenga el número de historial, nombre completo del paciente, fecha de ingreso, habitación asignada y patología principal. Debe tener al menos 50 filas«.

Consideraciones Importantes

Es fundamental insistir en que Copilot es una herramienta de asistencia, y no puede reemplazar nuestro criterio. Los resultados deben ser siempre verificados y ajustados según nuestras necesidades específicas. Además, los resultados dependerán de la claridad de nuestras instrucciones y la calidad de los datos de entrada.

Si no tienes suficiente experiencia en Excel, deja que Copilot te ayude