Dado que en la actualidad cada vez se utiliza menos el papel, ser capaces de crear formularios digitales nos llevará a otro nivel.

Con Word, es posible generar impresos que incluyen controlen el tipo de dato o el número de caracteres para cada campo. Y eso es precisamente lo que vamos a desarrollar en articulo: la creación de formularios eficientes.

Manos a la obra

Para ver el paso a paso del proceso, vamos a plantear el siguiente ejemplo. Vamos a crear la ficha de entrada de los clientes de un hotel, por lo que comenzaremos escribiendo los siguientes datos en una hoja en blanco:

Para crear un formulario que podamos rellenar en pantalla, deberemos tener a la vista la ficha Programador en la cinta de opciones. Si no la tienes a la vista, habrá que activarla. Para ello, sigue la ruta Archivo/Opciones/Personalizar cinta de opciones. Luego marca Programador en la zona de la derecha.

Tras esta acción, los controles que vamos a necesitar estarán disponibles en la cinta Programador, como puedes comprobar en la siguiente imagen.

En cualquier caso, antes de comenzar a crear/diseñar un formulario nuevo, es necesario avisar a Word. La forma de hacerlo, es pulsar  el icono Modo Diseño, antes de realizar cualquier otra acción.

Desde la versión 2007, Word pone a nuestro alcance nuevos controles para la creación de formularios. Como novedad, incorporan la posibilidad de asociarles un estilo de formato. Sin embargo, nosotros vamos a emplear los que aparecen en el grupo Formularios heredados, ya que nos permiten un mayor control de la información.

En concreto, cada vez que el usuario deba ESCRIBIR algún dato, vamos a utilizar el primero de los botones: Campo de texto. Por lo tanto, ponemos el cursor en el documento tras el campo Nombre, y pulsamos dicho botón. A continuación, hacemos clic en el botón Propiedades de la cinta de opciones, para establecer sus características.

Fíjate que en la lista Tipo, aparece Texto normal, es decir que el usuario podrá escribir en el campo cualquier carácter que es lo que necesitamos, pero Largo máximo lo limitaremos a 15 caracteres para que nuestro modelo no se estropee con el contenido. También puedes, por ejemplo, establecer un Texto predeterminado e incluso definir un formato.

Estas acciones se repetirán con el campo Apellidos, poniendo por ejemplo un límite de 30 caracteres. Sin embargo, para Fecha de entrada, estableceremos el Tipo a Fecha, y además en Formato de Fecha, escogeremos uno de los propuestos para mejorar el aspecto final del formulario. De esta forma, Word realizará un control cada vez que se escriba algo en este campo, comprobando que sea una fecha válida.

Para Nº de noches, lo ideal será emplear el Tipo Número, pudiendo predeterminar si resultara interesante 7 noches, por ejemplo.

En el siguiente campo, Régimen escogido, vamos a cambiar de control, de forma que el usuario pueda elegir o escribir la opción que le resulte más conveniente, para lo cual insertaremos el control Cuadro combinado, el tercero dentro del grupo Formularios heredados, y después solicitamos las Propiedades, como viene siendo habitual. A través de Elemento de la lista y Agregar>> tendrás que añadir al cuadro de la derecha todas las opciones que desees que aparezcan en la lista desplegable.

Por último, por cada uno de los servicios opcionales, añadiremos una Casilla de verificación, y en este caso no hará falta pedir las Propiedades, salvo que te interese que el cuadro aparezca marcado por defecto. Tras todas estas operaciones, el aspecto final de nuestro formulario, será similar al de la imagen:

Protección y activación

Ahora tenemos que avisar a Word que el diseño está terminado, así que desactiva el Modo diseño. Pero aquí no acaba nuestro trabajo, para evitar que nadie pueda modificar el diseño o eliminarlo accidentalmente, tendremos que proteger el documento y guardarlo como plantilla. Para ello, haz clic en el botón Restringir edición de la ficha Programador.

La clave la tienes en el segundo apartado Restricciones de edición. La opción Rellenando formularios hará que el usuario sólo pueda rellenar los campos preparados para tal efecto, sin poder alterar el resto del documento. Por lo tanto, esa será la que emplearemos.

Por último, para que la protección sea efectiva, pulsa el botón Sí, aplicar la protección. Luego, introduce una contraseña y guarda el archivo como plantilla de Word.

Deja el papel de lado y empieza a crear tus propios formularios digitales