Evita las consecuencias del guardado automático en Google Suite

Trabajar en la nube aporta numerosos beneficios al usuario, siempre que contemos con una conexión a Internet. Pues bien, entre las aplicaciones más populares que utilizan esta tecnología se encuentra Google Suite; ahora integrada en Google Workspace. Dentro de las herramientas del grupo destacan Docs, Sheets y Slides, todas con una característica en común: el guardado automático del documento. Esta función, que en principio representa una ventaja a la par que una comodidad, puede volverse en nuestra contra.

No veo el icono para Guardar

Efectivamente, así ocurre en cualquiera de los programas antes comentados. Si nos fijamos en la barra de tareas o en el menú Archivo correspondiente, en ningún caso podremos visualizar un icono u opción con dicha funcionalidad.

De manera regular, trabajaremos con los documentos correspondientes introduciendo datos, aplicando formatos o realizando cualquier otra tarea. Ahora bien, en el momento en que levantemos las manos del teclado o soltemos el ratón Google guardará la versión actual en pantalla.

Para saber si lo que vemos en el monitor se ha almacenado tenemos que prestar atención a los iconos que aparecen junto al nombre del archivo. En función del tiempo que haya transcurrido desde la última salvaguarda podrá aparecer encima del menú el literal «Guardado en Drive»  o, como se puede apreciar en la imagen anterior, la imagen de una nube con un check.

Si además, al hecho de guardar continuamente los cambios producidos, unimos la posibilidad de compartir el documento con otros usuarios, la situación se puede complicar bastante. En consecuencia, la opción para Deshacer puede ser claramente insuficiente.

¿Qué puedo hacer entonces?

Dado que no es posible anular o modificar el guardado automático, la respuesta se encuentra en las versiones. Por lo tanto, el primer paso será acceder a las mismas, para lo que es necesario seguir la ruta Archivo/Historial de versiones/Ver historial de versiones.

En el panel que aparecerá en el lateral derecho de la pantalla podremos ver todas las versiones almacenadas hasta el momento. En caso de necesitar visualizar el aspecto del documento con cada una de ellas basta con hacer un clic en la versión deseada.

El hecho de ver el resultado de una versión NO conlleva el cambio del documento

Si ese fuera el caso y quisiéramos revertir el trabajo a un momento concreto, tendríamos que hacer clic en el cuadro que nos interese y después pulsar el botón Restaurar esta versión, que se mostrará en la parte superior de la aplicación.

Es importante saber que esta acción NO implica la eliminación de las versiones situadas entre la última y la reutilizada. Es más, si volvemos a acceder al historial, el programa nos avisará indicando que se está mostrando un modelo anterior.

En cualquier caso lo importante es saber que, mediante la gestión de las versiones de un documento podemos evitar los efectos nocivos que el guardado automático de documentos en Google puede producir.