Enlazar tablas con información en una base de datos

A la hora de diseñar una base de datos lo ideal es comenzar por crear la estructura de tablas, a continuación establecer las relaciones y después ir añadiendo los datos desde las tablas auxiliares a la principal. No obstante, en el caso de ya contar con información almacenada nos podemos encontrar con algún problema, que hoy vamos a desentrañar.

Manos a la obra

Para nuestra explicación vamos a tomar como referencia el siguiente diseño de base de datos en Access. Esta estructura nos permite mecanizar cursos y exámenes realizados en un colegio, controlando además qué profesor/a actúa como tutor/a.

Si, por ejemplo, queremos introducir datos en la tabla Profesor, tendríamos previamente que conocer el Código de la Asignatura que imparte para escribirlo de manera directa. Sin embargo, nuestro objetivo ahora va a ser que Inserción de datos provenientes de otras tablas para que podamos elegir el código en caso de que no lo conozcamos.

Fíjate en la imagen. Al posicionarnos en el campo codasignatura, podemos comprobar que el cursor está en modo inserción; por lo tanto, habrá que escribir el código de manera directa, pero vamos a cambiar esta forma de trabajar.

Si estuviéramos creando ahora las tablas, podríamos haber activado las búsquedas y enlazarlas en el momento de diseñarlas, pero como ahora no es posible, vamos a buscar otra solución. Para ello, en primer lugar, vamos a ir a la Vista diseño, para lo cual pulsamos el icono de la Escuadra y Regla, situado al principio de la cinta de Inicio.

Ahora, verás la lista de campos con sus modalidades, por lo que deberemos colocar el cursor en codasignatura, que es el que nos interesa enlazar. Una vez situados, tenemos que activar la ficha Búsqueda, situada en la parte inferior de la pantalla.

En el campo Mostrar control, que aparece con el literal Cuadro de texto, tendremos que desplegar la lista y escoger Cuadro combinado, ya que es la opción más cómoda para cualquier tipo de usuario. Al hacer la modificación, la pantalla cambiará para mostrar el siguiente aspecto:

Vamos a centrarnos en comentar las propiedades más importantes de esta imagen, pero recuerda que, simplemente con seleccionar una propiedad, en el área de la derecha, Access mostrará un mensaje de ayuda al respecto.

En Tipo de origen de la fila, tendremos que seleccionar (no escribas el nombre aunque lo conozcas, la menor variación provocará un mal funcionamiento) la tabla o consulta que tiene los datos que nos interesan mostrar en el campo, en nuestro caso Asignatura.

Si el campo clave de la tabla Asignatura, aparece el primero en la lista de campos, no será necesario modificar la propiedad columna dependiente; de lo contrario, indica aquí su posición en la tabla de origen.

En Número de columnas hay que especificar cuántos campos de la tabla Asignatura quieres ver en la lista desplegable y, como mínimo, deberás escribir 2, uno para el código y otro para la descripción.

Activar la opción para mostrar Encabezados de columna, lo dejo a tu elección, a mi particularmente no me gusta, pero queda al gusto de cada cual.

Después hay que especificar el espacio dedicado (en centímetros y separados por punto y coma) para mostrar cada columna dentro de la lista, con la propiedad Ancho de columnas. Por ejemplo: 1,5;3  mostraría el campo codasignatura con un ancho de 1,5cm y asignatura con 3cm. Si no deseas que el código se visualice, basta con especificar tamaño 0.

Si no se indica nada al respecto, Access asignará el espacio como crea conveniente. Al pasar a otra propiedad podrás comprobar como la aplicación añade el texto “cm” y además realiza un pequeño ajuste en algunas medidas. De todas formas no te preocupes si luego no se ven correctamente los datos, en cualquier momento puedes volver a esta pantalla y realizar las modificaciones oportunas.

Filas en lista y Ancho de lista, también hacen referencia al aspecto de los datos que aparecerán en el campo y quedan a tu elección, aunque en la segunda recomiendo poner la suma de los espacios especificados para todas las columnas (de forma razonable).

Limitar a lista permitirá añadir o no nuevos valores que no estén en la tabla Asignatura, aunque habrá que tener en cuenta lo dispuesto para las Reglas de integridad referencial marcadas al establecer las relaciones entre las tablas.

De manera similar, Permitir ediciones… dejaría al usuario la posibilidad de modificar la información de la lista, pudiendo además activar un Formulario de edición… La última propiedad no la tocamos de momento por su carácter más avanzado, ya llegaremos 😉

Por lo tanto, después de haber preparado todas las propiedades, el resultado debería ser similar al de la siguiente figura:

Tras grabar los cambios efectuados, haz clic directamente en el icono Ver de la cinta de opciones. Si te sitúas en el campo codasignatura, Access mostrará ahora los datos de la tabla Asignatura en forma de cuadro combinado, como puedes comprobar en la imagen.

Mejora la eficiencia de tu base de datos enlazando las tablas auxiliares con la principal