Diferencias entre campo calculado y elemento calculado

Dedico el primer artículo de este año a una petición que me hace una antigua alumna: ver cómo podemos aumentar la eficacia de una tabla dinámica creando por un lado, un campo calculado y por otro, un elemento calculado.

Ya sabemos que la tabla dinámica es la herramienta más potente que Excel tiene para resumir de manera númerica cualquier tabla o lista. Tal y como hemos visto en diferentes artículos, sus posibilidades son muy amplias. Pero hoy vamos a tratar estas dos funciones que pueden resultar muy pero que muy interesantes.

Manos a la obra

Empezaremos nuestro proceso partiendo de una tabla dinámica sencilla creada a partir de los datos del archivo personal.xlsx. En la imagen podemos ver que se trata de una lista con los datos básicos del personal de una empresa cualquiera.

Dentro de los datos recogidos podemos ver que están el salario y la antigüedad, pero supongamos que deseamos saber a cuánto ascenderá un plus equivalente a 15 euros por año en la empresa.

Podríamos añadir a la lista una columna nueva con el cálculo correspondiente, pero esta acción aumentaría el peso del archivo. Así que, en su lugar, crearemos un campo calculado. Para ello primero vamos a generar una tabla dinámica con la masa salarial por categoría.

A continuación, con el cursor encima de cualquier celda de la zona de valores, seguiremos la ruta Análisis de tabla dinámica/Campos, elementos y conjuntos/Campo calculado.

En el campo Nombre escribiremos la denominación del nuevo campo, en este caso, Plus. A continuación, en Fórmula habrá que insertar el cálculo deseado.

Atención: en lugar de escribir el campo de la tabla que necesitemos, es preferible seleccionarlo de la lista inferior. De esta forma, evitaremos posibles errores por espacios en blanco.

Cuando ya esté todo listo, pulsaremos el botón Aceptar para poder ver el resultado en la tabla dinámica. Tras modificar la etiqueta asociada y asignar el formato de moneda, deberá ser similar al de la imagen:

Con esta sencilla técnica podremos agregar todos los campos que necesitemos de una manera eficiente, ya que Excel solo guardará la instrucción, no los nuevos valores generados.

Además, este campo calculado seguirá estando disponible en todo momento, mientras que no se elimine a través del cuadro de diálogo utilizado para su creación, que también sirve para efectuar modificaciones, si fueran necesarias.

Creación de un elemento calculado

En el apartado anterior hemos visto que los campos calculados se utilizan para crear campos nuevos que solamente existen dentro del contexto de la tabla dinámica. Ahora bien, si necesitamos agrupar parte de un campo de fila o de columna, entonces emplearemos un elemento calculado.

Por ejemplo, supongamos que, en la tabla anterior, deseamos que aparezca el grupo Oficiales que aunará las categorías Oficial de primera, segunda y tercera. En tal caso, seleccionamos una de las celdas del campo a agrupar y seguimos la ruta Análisis de tabla dinámica/Campos, elementos y conjuntos/Elemento calculado.

El cuadro que aparecerá será muy similar al de campo calculado, pero con una diferencia importante. Ahora en la zona de la derecha, podremos utilizar los valores únicos que nos interesen. Para nuestro caso:

Al Aceptar podremos ver que habrá aparecido una fila nueva con el elemento calculado Oficiales.

Cuidado: para que el total muestre la información correcta, habrá que aplicar un filtro para ocultar los valores incluidos en la fórmula del campo calculado.

Una vez establecido el filtro y reordenado la tabla, el resultado final será el siguiente:

Los campos y elementos calculados permiten obtener nueva información utilizando los datos existentes de manera más eficaz