Cuidado con el uso de fuentes corporativas

Si en tu empresa utilizas una fuente corporativa propia o una de diseño que te hayas descargado y además, creas presentaciones que se envían a clientes o se exponen en ordenadores externos, ¡puedes tener problemas!

¿Qué fuentes son adecuadas?

Aún a riesgo de recibir críticas, diré que en principio cualquier fuente puede ser buena; todo dependerá del uso que quieras darle, del tamaño que le asignes, de la cantidad de texto que coloques en la diapositiva…, pero piensa en términos de legibilidad.

Por ejemplo, es una pena que la presentación a nivel mundial de los resultados acerca del Bosón de Higgs se convirtiera rápidamente en trending topic, pero no por las explicaciones, sino por haber utilizado la fuente Comic Sans Ms en el documento realizado con PowerPoint. Esta opción pudiera haber sido considerada correcta para un trabajo de escolares en la ESO, pero no a éste nivel.

¿Qué problema pueden derivarse de fuentes inapropiadas?

Imagina que has creado una cuidada presentación para mostrar en la próxima reunión del departamento los resultados de la última campaña de marketing y que has utilizado la fuente corporativa, así como los colores y directrices marcadas en el manual de la empresa. ¿Es correcto? Sí ¿Vas a realizar la presentación desde un portátil de la organización? Perfecto, entonces no debes tener problemas.

Ahora, vamos a suponer que vas a efectuar la presentación de los resultados anuales ante los accionistas en la sala de un hotel, de un centro de negocios, de un palacio de congresos…, y que la organización pone a tu disposición portátiles, así como equipos de audio y vídeo; así que te llevas la presentación en una memoria usb.

Parece que todo es correcto ¿verdad? ¡¡ERROR!! Cuando tu presentación utiliza una fuente que no está instalada en la mayoría de los ordenadores, el sistema operativo la sustituirá por la que crea conveniente.

Y este hecho puede dar lugar, por ejemplo, a que una letra acentuada o la ñ aparezcan como caracteres extraños. También puede ocurrir que todo se muestre en mayúsculas o en minúsculas; o bien que la fuente de sustitución ocupe más o menos espacio visual y el diseño que con tanto cuidado habías preparado se vaya al garete.

Ésto sólo era un ejemplo, pero también puede darse esta situación  al crear presentaciones portátiles para enviar a clientes, proveedores…

¿Existe solución?

Afortunadamente, SÍ. Para que tu presentación de PowerPoint se vea perfecta desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, sólo tienes que indicar que el juego de caracteres se guarde junto con el contenido.

A través de la pestaña Archivo o el botón Office (dependiendo de la versión), accede a Opciones. Haz clic en la categoría Guardar y fija tu vista en la zona inferior derecha.

La clave es marcar la opción Incrustar fuentes en el archivo, y además, te aconsejo escoger la segunda subopción para añadir todo el juego de caracteres, no sólo los utilizados; de esta forma, si tuvieras que hacer algún cambio de última hora, tendrías todas las letras, números y signos a tu disposición.

¡Menos mal!

Como ves, PowerPoint te ayuda a mantener una imagen fiel allí donde expongas o envíes tu presentación, el resto está en tus manos.