¿Necesito tener una cuenta o licencia para utilizar Power BI?

El ecosistema de Power BI ofrece diferentes opciones de licencias para adaptarse a las distintas necesidades empresariales y personales. En este artículo, vamos a analizar cuándo puedes trabajar sin ningún tipo de cuenta o licencia, cuándo necesitas una cuenta gratuita o cuándo deberías optar por una licencia de pago.

Analizar datos sin tener una cuenta o licencia de Power BI

Vamos a empezar por la situación más sencilla y alcance de todo el mundo; o sea, utilizar la aplicación de forma gratuita. Esto es algo que cualquier persona puede hacer con tan solo descargarse la versión de escritorio de esta herramienta; es decir, Power BI Desktop.

Aunque al iniciar un informe nuevo, en la esquina superior derecha aparece el icono de Iniciar sesión, no es necesario indicar ningún dato y se puede trabajar perfectamente de esta forma. Si te fijas en la siguiente imagen, no hay ningún usuario activo, pero el informe es completamente operativo.

Si el archivo del informe se pasa a cualquier persona que tenga Power BI Desktop, podrá interactuar con el mismo perfectamente; el único problema se plantearía a la hora de querer actualizar los resultados. Pero incluso así, hay solución.

Imaginemos la siguiente situación. Clara ha generado un informe con origen un libro de excel que está en la unidad de red W y que es alimentado por varias personas. Una vez terminado, le pasa el .pbix a Fran para que pueda trabajar con dicho documento y resulta que Fran también tiene acceso a la unidad de red pero en su equipo se denomina X.

En tal caso, para que él pueda actualizar los resultados, en Power BI, tendrá que utilizar el desplegable que aparece en Transformar datos, dentro de la cinta de Inicio. Al entrar en la opción Configuración de origen de datos, podrá utilizar el botón Cambiar origen para que apunte al archivo alojado en la unidad X. Y todo esto es posible sin que sea obligatorio tener cuenta o licencia de pago.

De todas formas, es importante conocer las limitaciones de la versión gratuita:

• El límite de tamaño por conjunto de datos es de 1GB
• No permite compartir informes con otros usuarios
• La actualización de datos está limitada a una vez al día
• No incluye acceso a la versión móvil
• No permite la colaboración en tiempo real

Cuándo es necesaria una licencia de Power BI Pro o Premium

Contar con una cuenta de pago es imprescindible en cualquiera de los siguientes escenarios:

• Trabajos colaborativos: si requieres trabajar sobre un informe en tiempo real con otras personas o también cuando necesitas compartir informes y dashboards en otros formatos; como por ejemplo, incrustados en una web o en una presentación activa.
• Actualizaciones automáticas de datos: dependiendo de la frecuencia requerida habrá que optar por un modelo u otro de licencia.
• Seguridad avanzada: si precisas controles de acceso detallados, establecer permisos y otras características de seguridad empresarial, necesitarás una licencia de pago.
• Uso de la app en dispositivos móviles: solo disponible para cuentas de pago.

Estas son algunas de los aspectos más importantes, pero contar con una licencia PRO o Premium también nos da acceso a otras característica como por ejemplo: informes paginados, conjuntos de datos de mayor tamaño, inteligencia artificial avanzada…

En cualquier caso, no es necesario adquirir una u otra antes de empezar, ya que Power BI nos lo pone muy fácil, pudiendo crear una cuenta gratuita que, en algunas ocasiones, ha dado hasta 60 días de margen.

En resumen

La elección o no de la licencia adecuada de Power BI dependerá de varios factores como el tamaño de tu organización, las necesidades de colaboración, los requisitos de seguridad y el presupuesto disponible.

Una buena idea es empezar sin ninguna cuenta. Si identificas limitaciones significativas o necesitas características adicionales, date de alta para probar el resto de funcionalidades y más tarde considerar si tienes que actualizar a Pro o Premium.

Recuerda que puedes cambiar de plan en cualquier momento, por lo que no es necesario comprometerse inmediatamente con una licencia de pago si no sabes cuáles serán tus necesidades a largo plazo.