Crear formularios online ahora es muy fácil

Poco a poco, el mercado y las costumbres están cambiando. Esta situación provoca que cada vez se rellenen menos formularios o solicitudes en papel. Ahora la tendencia es acceder a los mismos desde cualquier dispositivo.

Google Forms

Dentro de la gama de productos que nos ofrece Google Docs, encontramos una categoría específica dedicada a los formularios.

El producto que nos ofrece Google es muy sencillo de crear y gestionar; además, se puede distribuir fácilmente así como acceder a los resultados desde el primer momento.

Accediendo a los formularios de Google

El método de acceso es importante, ya que Google mostrará diferentes pantallas de bienvenida. Por ejemplo, si estás en Docs, la opción que nos interesa no aparece en el menú lateral. Pero si escribes la URL directa https://docs.google.com/forms/, podrás comenzar desde cero o escoger entre múltiples plantillas.

Ahora bien, desde Drive sí encontramos una ruta específica para comenzar a crear formularios. A través de Mi unidad y la opción Más, podemos hacer clic en el acceso directo.

En este caso, Google inicia de manera directa un nuevo modelo, completamente personalizable y que es el que utilizaremos para las siguientes explicaciones.

Campos de un formulario online

Como ya hemos dicho, comenzando desde Drive, nos encontramos una pantalla en la que dar los primeros pasos,  comenzando por el Título, la Descripción y la primera Pregunta.

Tras asignar como título Prueba y como descripción Propuesta para probar diferentes características. pasamos a añadir las diferentes preguntas.

Fijándonos en la imagen anterior, vemos que por defecto ha aparecido un área de Selección múltiple. Sin embargo, si hacemos clic en la flecha hacia abajo ↓ que aparece a la derecha, tendremos acceso a todos los tipos disponibles y que vamos a comentar:

• Respuesta corta: para textos de poca longitud. Ideal para campos tipo Nombre, Dirección, Código Postal…
• Párrafo: cuando sea necesario insertar varias líneas. Bueno para campos del tipo Comentarios u Observaciones.
• Selección múltiple: muy útil si hay que elegir entre varias alternativas. Por ejemplo, Asunto, Tipo de cliente, Forma de pago…
• Casillas de verificación: cuando existe la posibilidad de marcar una o más opciones.
• Desplegable: otra forma de elegir una única opción entre varios elementos.
• Escala linea: para asignar puntuaciones en base a una escala.
• Cuadrícula: buena solución para calificar, por ejemplo, diferentes aspectos o crear una tabla de correspondencias.
• Fecha: campo para escribir o seleccionar una determinada fecha que también puede incluir una hora.
• Hora: introducción de horas o rangos de tiempo.

Como ves, hay bastantes posibilidades con las que jugar. Y, para añadir otras preguntas sólo tienes que hacer clic en el botón con el signo + situado en la barra flotante lateral.

Google Forms añadirá de forma automática el botón Enviar tras el último campo que se incluya.

¿Respuestas obligatorias o voluntarias?

Por defecto, todas las cuestiones que se añaden con Google Forms son de carácter voluntario; es decir, se pueden quedar en blanco. Ahora bien, si te interesa que algún campo sea de obligado cumplimiento, sólo tienes que deslizar el indicador que aparece en la zona inferior derecha.

¿Se puede añadir una descripción orientativa a las preguntas?

Por supuesto. Si te fijas en la imagen anterior, a la derecha aparecen 3 puntos en vertical. Pues bien, si pulsas en dicho icono, podrás Mostrar la descripción.

Ya lo he terminado, ¿qué hago ahora?

Una vez finalizado, pulsa el botón Enviar que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.

En la figura puedes ver que Google Forms nos ofrece distintas alternativas para publicar el formulario:

• Correo electrónico
• Enlace compartido
• Formulario embebido en página web
• Redes sociales

Nosotros hemos optado por la segunda, así que pulsa en Participar para acceder a un formulario en el que podrás ver todos los tipos de campos disponibles.

¿Cómo puedo ver las respuestas?

Buena pregunta. A medida que la gente participe, podrás ver los resultados en la ficha Respuestas, que aparece en la parte superior de la pantalla. Al entrar, éstos aparecen a modo de Resumen, pero también puedes analizarlos de manera Individual.

En la esquina superior derecha del área, podrás ver un pequeño icono verde para exportar los resultados a una hoja de cálculo. Aunque si haces clic en los 3 puntos, accederás a más opciones interesantes:

Resumiendo…

Crear y difundir un formulario  con la solución de Google es una tarea fácil que cualquier usuario puede realizar. Sin embargo, aún quedan por ver técnicas avanzadas que podemos aplicar y que trataremos en próximos artículos.