Con el formato condicional tú marcas la diferencia

A partir de la versión 2007 de Excel, la función de formato condicional mejoró sustancialmente para resaltar o destacar los datos representados en las celdas de una tabla.

¿Para qué sirve el Formato Condicional?

De manera genérica, podemos decir que esta funcionalidad de Excel permite cambiar de manera automática el aspecto de una o más celdas en función de distintas reglas o criterios.

¿Cómo podemos utilizar el Formato Condicional?

Para hacer las prácticas puedes descargar y abrir con Excel 2007 o superior el archivo Libropeque.xls que tomaremos como referencia. A continuación, selecciona todos los datos bajo el encabezado Canal ya que nuestro objetivo es conseguir que todas las celdas con ese texto aparezcan con el fondo en amarillo.

Una vez efectuada la selección, en la cinta Inicio, haz clic sobre el botón Formato condicional para visualizar todas las opciones.

Como puedes comprobar en la imagen, en el primer grupo encontramos una regla que es adecuada para este caso Es igual a…Pues bien, en el cuadro de diálogo que aparece, escribiremos Correo en la zona de la izquierda, y en el desplegable escogeremos la combinación de colores adecuada; por ejemplo, Relleno amarillo con texto amarillo oscuro, aunque también es posible utilizar un Formato personalizado…

En cuanto pulses Aceptar, verás que todas las celdas con el contenido Correo pasan a estar en amarillo. Pero además, haz pruebas, modifica/elimina una de estas celdas o al revés, escribe Correo en alguna otra y verás como Excel seguirá aplicando el Formato condicional a la perfección.

Además, esta función permite asignar varias reglas a un mismo grupo de celdas, así que prueba y sigue los pasos necesarios para que Internacional aparezca con el fondo en azul y el texto en blanco.

¿Siempre hay que especificar un criterio?

No, que va. Es cierto que en los dos primeros grupos, Resaltar reglas de celdas y Reglas superiores e inferiores, es habitual indicar la condición que debe cumplirse.

Sin embargo, Excel nos ofrece alternativas con un mayor grado de automatización, y eso es lo que ocurre con los siguientes apartados: Barras de datos, Escalas de color y Conjuntos de iconos.

Vamos a probar el último, Conjunto de iconos, así que selecciona todas las ventas y aplica la primera de las propuestas,  el trío de flechas con los colores verde, amarillo y rojo ; el resultado debe ser similar al que puedes ver en la figura.

¿Puedo cambiar el comportamiento de las reglas?

Sí y además, casos como el anterior nos pueden servir de ejemplo, ya que a priori parece que los resultados no han ido demasiado bien, porque sólo se aprecia una flecha verde. Eso se debe a que existe mucha diferencia entre el valor máximo y el resto, y Excel utiliza porcentajes para distribuir los colores entre los datos.

Para modificar una regla y que se adapte a lo que necesitamos, selecciona las celdas y escoge la última opción disponible Administrar reglas… Después, selecciona Conjunto de iconos y pulsa Editar regla…

Suponiendo que deseamos asignar el color verde a las celdas iguales o superiores a 10.000 y el color rojo a las menores que 1.000, modifica tu cuadro para que tome los mismos valores que puedes ver en la imagen y verás que el resultado final cambiará notablemente.

Cómo has podido comprobar, podemos partir de una de las reglas establecidas para luego adaptarla y obtener un resultado distinto fácilmente.