A diario vemos como el trabajo en equipo va cobrando fuerza. Además cada vez resulta más habitual que las personas que integran un grupo se encuentren en distintas localizaciones. Esta situación provoca que sea necesario compartir información con distintos niveles o permisos.

¿Nos apoyamos en Google?

Una solución gratuita y accesible para muchas personas es crear un documento con Google Docs y almacenarlo en Drive. Así, es posible dejar dicho documento en My Drive o preparar una carpeta específica para el trabajo en grupo.

Al ser una opción bastante conocida, es la que vamos a elegir para este artículo. En el futuro veremos otras alternativas, como por ejemplo las que nos ofrece Office 365.

Al compartir, ¿qué puede hacer el otro usuario?

Como decía Jarabe de palo en su canción: depende. Entonces podrías seguir la letra y decirme: ¿de qué depende?. Pero no te preocupes que no vamos a cantar más 😉

Al compartir un documento en Drive el usuario podrá realizar una de estas acciones:

• editar el documento,
• efectuar comentarios o,
• simplemente ver su contenido.

¡Vamos a compartir en Drive!

Si estamos visualizando el contenido de la unidad o carpeta, tenemos a nuestra disposición distintas formas de proceder. Pero en cualquier caso, hay que comenzar seleccionando el archivo en el que podrán colaborar distintas personas.

¿Ya está? Entonces fíjate en los iconos que aparecen en la esquina superior derecha. Si empezamos por la izquierda encontramos Get shareable link. Este botón nos permite obtener un enlace  que podremos distribuir para que los usuarios puedan visualizar el contenido del fichero.

Al pulsar el icono situado a su derecha, con la forma de un perfil, Drive abrirá un cuadro de diálogo desde el que puedes acceder a todas las opciones disponibles:

En la parte superior vemos que por defecto, el enlace sólo sirve para ver el contenido del archivo. Pero si despliegas la lista, puedes modificar la acción permitida.

En la zona inferior, si no cambiamos nada, al añadir usuarios específicos, Drive les permite modificar, aunque de nuevo es una acción modificable. Además, también puedes escribir el mensaje personalizado que les llegará a su correo con la invitación. Si, como en el ejemplo de la imagen, indicas una cuenta que no sea de Google, se pedirá una confirmación por motivos de seguridad.

En el momento en que otorgues alguno de los permisos de colaboración, Drive pondrá una marca junto al nombre del archivo correspondiente.

Recuerda que también puedes emplear el menú contextual del ratón para acceder a las tareas más habituales, entre las que se encuentran las dos que acabamos de comentar.

¿Y si quiero compartir un documento mientras lo estoy editando?

Pues tampoco pasa nada, porque Google Docs también lo permite. En este caso tienes dos posibilidades a tu alcance:

1. Usar la opción Share del menú File o,
2. pulsar el botón Share de color azul, situado en la esquina superior derecha.

Ambas opciones te mostrarán el cuadro de diálogo y trabajar de manera directa con enlaces y/o usuarios. ¡Tú eliges!

Práctica compartiendo tu documento conmigo. ¡Te estoy esperando!