Cómo añadir una fuente de datos en Power BI

En artículos anteriores ya comentamos las ventajas de trabajar con Microsoft Power BI. Además, vimos cómo crear rápidamente un cuadro de mando sencillo con el video del taller que impartí a través de Andalucía Compromiso Digital. No obstante, a partir de hoy vamos a desgranar paso a paso funcionalidades concretas de esta potente herramienta. Para ello, vamos a empezar explicando cómo añadir una fuente de datos.

¡Datos, necesito datos!

Esta frase era la que repetía constante el robot Johnny Nº 5 en la película Cortocircuito y es que sin una fuente de datos adecuada no podremos elaborar informes, ni mucho menos, obtener conclusiones relevantes. Por lo tanto, nuestro primer paso será proporcionar la información base para depurarla (si fuera necesario) y poder analizarla.

Al hablar de business intelligence y en concreto de Power BI, en un principio, entenderemos como fuente de datos un fichero con información mínimamente estructurada.

Si bien es cierto que no todos los formatos de  archivo son admisibles para su tratamiento, la amplitud de opciones incluidas en esta aplicación sí es destacable. De todas formas, dentro de un entorno empresarial, lo más habitual es encontrar los datos depositados en hojas de cálculo o bases de datos.

Manos a la obra

Supongamos que ya está en nuestro poder el archivo correspondiente; en este caso, una hoja de cálculo creada con Excel que contiene los datos de personas que trabajan en nuestra empresa. Pues bien, para subirlo a Power BI existen varias opciones que comentaremos a continuación. La primera de ellas, se presenta nada más abrir la herramienta:

Al fijarnos en la imagen anterior, a la altura de la flecha amarilla visualizamos dos opciones que nos pueden interesar. Por un lado, la primera nos permitirá acceder a cualquiera de los tipos de archivos permitidos en Power BI. Por otro, la segunda sirve para reutilizar una fuente de datos empleada con anterioridad.

En esta ocasión, vamos a ignorar ambas y cerraremos sin más este cuadro de diálogo para acceder a la pantalla principal. Allí, en el grupo Datos de la cinta Inicio están todas las alternativas posibles. Así, existen iconos directos para Excel, SQL, escritura directa o portapapeles.

Sin embargo, en caso de querer ver todos los orígenes que Power BI admite como fuente de datos, haremos clic directamente en el botón Obtener datos; eso sí, sin desplegarlo.  Entonces, la aplicación exhibirá en pantalla un cuadro de diálogo en el que, al elegir la categoría Todo, podremos visualizar la gran variedad de orígenes soportados.

Como es nuestro primer acercamiento, nos quedaremos con la primera propuesta: Excel. Tras pulsar Conectar y enlazar con el archivo correspondiente, la aplicación mostrará en pantalla el Navegador. En dicho cuadro de diálogo, podremos seleccionar las hojas o las tablas que necesitemos importar y ver una vista previa de estos elementos.

En caso de que los datos sean correctos y no necesiten tratamiento adicional pulsaremos Cargar. Si no fuera así, utilizaríamos el botón Transformar datos para acceder al Editor de Consultas, tema que trataremos en un futuro. Para este ejemplo, el botón naranja será el elegido.

Cuando la conexion se haya establecido, a la derecha de la pantalla principal aparecerá el panel Campos. Como se puede apreciar en la imagen lateral, delante de algunos de estos campos aparece una marca. En concreto, el icono del sumatorio Σ indicará la presencia de un campo con contenido numérico.

Además, junto al campo FechaContrato se muestra un pequeño calendario y una flecha. Al desplegarla por dos veces, Power BI presentará la fecha desglosada en distintos subcampos: Año, Trimestre, Mes y Día.

De esta forma, en caso de que nos interese, podremos utilizar las partículas correspondientes de forma directa, sin tener que hacer ninguna extracción de la fecha general.

¿Un gran avance?

Desde hace tiempo se demandaba la posibilidad de trabajar con archivos de tipo PDF y por fin la aplicación los incluye como posible origen. De hecho, puedes comprobar en la imagen dedicada a los Orígenes que aparece justo debajo de la opción Carpeta.

Pues bien hemos realizado diversas pruebas con documentos más o menos complejos, es decir, que incluyan párrafos además de tablas. La realidad es que la importación solo funciona realmente bien es al encontrar una tabla sin elementos adicionales. De lo contrario, el proceso de depuración mediante Transformar datos puede resultar bastante arduo y complejo, pero algo es algo.

Prueba a añadir una fuente de datos de distintos orígenes para familiarizarte con el proceso