Combos y listas desplegables una alternativa a las tablas pequeñas

Si en una base de datos tienes tablas con pocos registros y campos, puedes aprovechar la versatilidad del Asistente de búsquedas para optimizar la estructura y agilizar el acceso.

Vamos a partir del siguiente esquema en el que se muestra la relación de una tabla principal, denominada Empleados, con dos auxiliares: Tipos_Empleado y Calendario.

El contenido de esta última se limita a dos campos (Código y Descripción) y 3 registros, uno por cada turno de trabajo posible:

Pues bien, Access nos permite sustituir este tipo de tablas pequeñas por campos asociados a determinadas expresiones, lo que nos servirá para aumentar la rapidez de proceso y eficiencia del sistema.

Para llevar a cabo la tarea, primero tenemos que deshabilitar el vínculo entre las tablas Empleados y Calendario, por lo que anularemos la unión entre las dos en la ventana Relaciones.

A continuación, abrimos Empleados en modo Diseño, y en el campo Calendario, iniciamos el Asistente para búsquedas.

Esta vez, a diferencia del post anterior, le vamos a decir Escribiré los valores que desee, pero tendremos que tener en cuenta que en dicho campo estaban almacenados los códigos correspondientes a los turnos de cada trabajador; por lo que para que la tabla siga siendo operativa tendremos que respetar esa estructura.

Para hacerlo, en el segundo paso del asistente, le vamos a decir que deseamos trabajar con 2 columnas, y a continuación escribimos el contenido que teníamos en la tabla Calendario, en la cuadrícula inferior:

Después, marcaremos para enlazar Col1, ya que es donde hemos escrito el código asignado, y que es el dato que, realmente, nos interesa almacenar.

Si has efectuado la operación correctamente, al abrir la tabla Empleados en la vista Hoja de Datos, podremos desplegar Calendario y ver el contenido asociado, de la misma forma que hacíamos antes con la tabla.

Comprueba el rendimiento, y si todo funciona perfectamente, ya puedes eliminar la tabla Calendario con total tranquilidad.