La función Combinar correspondencia de Word está pensada para que el usuario ahorre tiempo en sus gestiones. La idea es crear un único modelo de escrito (carta, sobre, etiqueta…) y luego incorporar los datos inéditos para generar todos los documentos finales que sean necesarios.

Ahora bien, si realmente quieres que la persona que reciba el documento en cuestión se sienta única, tienes que hacer las cosas bien desde el principio. Por ejemplo, a partir de los archivos Invitacion a evento.docx y datos clientes.docx hemos generado la siguiente Vista previa de resultados:

Si te fijas en el encabezamiento, a efectos de comunicación no resulta correcto ni agradable escribir Estimado/a Ana; cuando sería mucho mejor que, según el nombre apareciera Estimada Ana o Estimado Bernardo.

¿Al combinar correspondencia es posible que el texto se adapte al género del receptor?

Existe una solución muy sencilla para este problema  que nos ayudará a dar más coherencia a nuestros escritos a la hora de Combinar correspondencia. Abrimos el documento que contiene los datos, y añadimos una columna nueva, que denominaremos Género. El resultado final será el siguiente, y puedes descargarlo a través del documento datos clientes2.docx.

Por supuesto, no era necesario cambiar el nombre al archivo y, de hecho, si estuviéramos tomando los datos de una base de datos o similar, no sería posible. sin embargo, hemos optado por hacerlo de esta forma para que podáis seguir y comparar el paso a paso de todo el proceso.

A continuación, al abrir nuestro modelo para modificarlo y que el encabezado se adapte al receptor, Word mostrará un mensaje de aviso de ejecución de consulta SQL. No te preocupes, no se trata de ningún error, sólo es un aviso, así que puedes pulsar Sí sin problemas.

Ahora sólo es necesario que modificar ligeramente el encabezamiento de nuestra invitación. Borramos el final de Estimad… o/a, e insertamos el campo Género en su lugar. El aspecto debería ser similar al de la imagen:

¿Cómo puedo comprobar que el problema ya está solucionado?

Puedes comenzar pulsando el icono Vista previa de resultados. ¿Ves que ahora aparece Estimada Ana? Y si avanzas al siguiente registro aparecerá Estimado Bernardo.

En consecuencia, si ahora combinas la carta modelo, el resultado final habrá mejorado claramente, adaptando el género del calificativo de la forma correcta:

Cuida los detalles y genera documentos personalizados