Combinar correspondencia: modo básico de Word a Word

La función de combinación de correspondencia se utiliza para agilizar la creación de mailings, o envíos masivos de mensajes postales, dentro del entorno empresarial.

Si pensamos, por ejemplo, en lo tedioso que puede resultar enviar una invitación a un evento a todos nuestros clientes, creado una carta y modificándola para cada empresa que nos compra, Word puede dar una respuesta fácil y asequible.

Por un lado necesitaremos tener creados y almacenados los datos que van a variar de un escrito a otro, en nuestro caso, los datos de los clientes que figurarán en una tabla de Word. Cuidado, la tabla debe aparecer como único contenido del documento, sin título previo, y tampoco es necesario que tenga un formato específico.

Por ejemplo, podríamos utilizar el documento de la figura, que puedes descargar haciendo clic sobre datos clientes.docx:

Una vez creada y guardada la información, lo ideal es cerrar el documento, ya que al efectuar la combinación podrían producirse errores si el archivo estuviera abierto.

Como ya contamos con la base necesaria, vamos a iniciar el proceso en sí de la combinación de correspondencia; para ello abrimos un documento en blanco nuevo y en la ficha Correspondencia, hacemos clic sobre el icono Iniciar combinación de correspondencia, para desplegar la lista y hacer clic sobre  Cartas, ya que vamos a redactar una invitación para nuestros clientes.

El siguiente paso consiste en indicar a Word dónde están almacenados los datos que vamos a emplear para cada uno de los documentos a obtener. A través del botón Seleccionar destinatarios, hacemos clic sobre Usar lista existente, y mediante el cuadro de diálogo que Word muestra, buscamos nuestro archivo datos clientes.docx y lo abrimos.

Si el documento es correcto y no contiene errores de importancia, en la cinta Correspondencia se activarán distintos botones, algunos de los cuales utilizaremos a continuación.

Ahora ya podemos comenzar  a crear nuestra invitación. Empezaremos escribiendo los datos del remitente, y luego posicionaremos el indicador de la sangría izquierda en la zona adecuada para incluir los datos del destinatario.

Como dichos datos son diferentes para cada uno de nuestros clientes, ahora es el momento de utilizar los campos de la tabla que creamos al principio. Para ello, cada vez que deseemos utilizar un dato concreto, pulsaremos Insertar campo combinado y haremos clic sobre el que nos interese, siendo un posible resultado el de la figura:

La fecha de la carta, se ha añadido a través de la cinta Insertar, con el botón Fecha y hora, estableciendo además una actualización automática de la misma.

Con la misma dinámica, seguimos escribiendo el resto del documento, insertando los campos siempre que lo necesitemos; por ejemplo:

Tras la redacción y antes de continuar recomiendo guardar el documento como medida de precaución; en nuestro caso, puedes descargarlo a través de su nombre: invitación evento.docx

Una vez terminada la escritura, resulta aconsejable aunque no es obligatorio, realizar una valoración previa del resultado final que podemos conseguir.  ¿Cómo hacerlo? Pulsa, el botón Vista previa de resultados de la cinta Correspondencia, y prueba a cambiar de registro con los botones de desplazamiento, para ver si tienes que ajustar sangrías, incluir espacios en blanco, etc. Cuando todo esté correcto, vuelve a guardar tu documento.

La mezcla entre la carta y los datos se puede realizar en distintos formatos: en documentos nuevos individuales, directamente en la impresora o generando tantos correos electrónicos como registros se mezclen. Todas estas opciones están disponibles en el último botón: Finalizar y combinar.

Nosotros hemos escogido crear un documento con TODOS los registros, y el resultado puedes verlo en la figura. Fíjate en un par de detalles: en la barra de título vemos Cartas1, lo que nos indica que no se trata del documento original, sino del resultado de la combinación; por otro lado, en la barra de estado, aparecerán tantas páginas como registros se hayan combinado, cinco en este caso.

Si te fijas en el encabezamiento, a efectos de comunicación no queda bien escribir Estimado/a Ana, lo ideal sería automatizarlo, pero eso es algo que trataremos en un próximo artículo.

Y por último, recordarte que habitualmente el resultado de la combinación no se almacena, ya que ocupa mucho espacio, y si lo necesitamos, tardamos pocos segundos en efectuarla de nuevo.