Búsqueda en Excel, no es tan fiero el león como lo pintan

Viernes, dos menos cuarto de la tarde, quedan quince minutos para terminar tu jornada semanal pero estás a punto de enloquecer al hacer una búsqueda y no encontrar el descuento correspondiente a un artículo que se aplica a clientes mayoristas dentro de una lista con más de mil artículos. En esos momentos en los que sólo tienes ganas de llorar, gritar o tirar el ordenador por la ventana… Excel es la solución.

Entonces, ¿Excel me puede ayudar?

Claro que sí, porque dentro del catálogo que Excel pone a nuestra disposición, encontramos las funciones BuscarV y BuscarH que, según la versión de Excel que estés empleando, pueden denominarse también ConsultaV y ConsultaH, respectivamente y son las que te permitirán disfrutar de tu fin de semana 😉

Estas dos funciones, buscan un valor en la primera columna de una tabla que crece hacia abajo (BuscarV) o en la primera fila de una tabla que crece hacia la derecha (BuscarH), y devuelven el dato correspondiente a la columna/fila especificada, ¡justo lo que necesitas!. En ambos casos, los argumentos no cambian, sólo lo hace el nombre de la función:

BUSCARV(valor a buscar;tabla de referencia;num. columna[;ordenado])
BUSCARH(valor a buscar;tabla de referencia;num. fila[;ordenado])

Un símil para situarnos

Para ver cómo trabajan internamente las funciones de búsqueda, cuando estoy en clase, suelo poner el siguiente ejemplo:

Estamos en el pasillo de los lácteos en un hipermercado, pero en lineal no aparece el precio correspondiente a la leche que busco. Afortunadamente, podemos encontrar en algún pasillo un lector de código de barras que nos resolverá la situación.

Sólo tendremos que acercar al lector el código de barras del brick de leche y entonces, éste buscará el código en la lista de precios almacenada en el ordenador central y mostrará en pantalla el importe correspondiente.

Rápido y fácil ¿verdad? Pues bien, este ejemplo, nos muestra los tres elementos que necesitamos para preparar nuestro modelo en Excel:

Dato a buscar

El código de barras del artículo, que en Excel será un dato recogido en una celda

Tabla de referencia

La lista almacenada en el ordenador central. En Excel, esa lista podrá estar situada en la misma hoja de la búsqueda, en otra hoja del mismo libro o incluso en otro libro distinto.

Cuadro de búsqueda

El lector de códigos de barras o, traducido a Excel, la celda en la que escribiremos la función de búsqueda

Sin embargo, en Excel hay que añadir un cuarto elemento que tendrás que controlar correctamente para obtener un buen resultado, la correspondencia (parámetro ordenado). Así que presta atención a los siguientes casos.

Ejemplo práctico en Excel de búsqueda exacta

Vamos a comenzar escribiendo la lista general de todos los artículos disponibles en el hiper. A continuación, en otra zona de la misma hoja, crearemos nuestro lector de código de barras, el del pasillo.

En la celda con el fondo amarillo, escribiremos el Valor a buscar que, en este caso, será el código del artículo cuyo precio deseamos conocer. Por lo tanto, ahora sólo nos queda escribir en G3 la función para que nos devuelva el precio correspondiente a dicho código:

= BUSCARV(F3;A2:C10;3;FALSO)

Vamos a leer la función: Busca el valor escrito en la celda F3, en la primera columna de la tabla que va desde A2 hasta C10, y devuelve el dato de la tercera columna que le corresponda, además queremos coincidencia exacta (Falso), ya que buscamos Códigos de artículos que pueden o no existir.

Si en F3, ponemos un valor que no existe en la tabla general, la función devolverá #N/A; es decir, Not available/No disponible. Pero si escribimos por ejemplo FF31, veremos que nos ofrece el precio correcto: 1,06€

A tener en cuenta

Recuerda, que para el argumento indicador de fila o columna, tienes que escribir el NÚMERO. Para el caso anterior, pusimos 3, ya que el precio está en la TERCERA columna de esa tabla, NO en la columna C de la hoja.

Otro matiz importante, es el área de la tabla, FÍJATE QUE NO HEMOS INCLUIDO LOS NOMBRES DE CAMPO; esto es importante para minimizar la posibilidad de error, sobre todo si buscas valores alfanuméricos.

Ejemplo práctico de búsqueda aproximada

La coincidencia aproximada funciona muy bien para tramos numéricos y requiere que la tabla esté ordenada de forma ascendente por la primera columna.

Resulta muy útil, por ejemplo, para la asignación de comisiones o rappels, ya que cuando Excel busca una cantidad y no la encuentra, DEVUELVE EL INMEDIATO ANTERIOR.

Vamos a verlo con el siguiente caso. Como en el ejemplo anterior, planteamos nuestra lista general, que va a reflejar el precio unitario de un artículo según la cantidad que compremos, y el cuadro de consulta, de manera similar al ejercicio anterior:

En E3 hemos escrito la siguiente función para que nos devuelva el precio correspondiente a la cantidad indicada en la celda con fondo amarillo:

= BUSCARV(D3;A2:B7;2;VERDADERO)

Fíjate que, al no encontrar el valor 25 en la lista, Excel devuelve el precio correspondiente a 10 unidades, lo que resulta completamente lógico en casos como éste, y es que, las funciones de búsqueda aproximadas nunca devuelven el error #N/A.

Moraleja

Por el bien de tu salud mental y la productividad en el trabajo, aprende a controlar las funciones de búsqueda de Excel y si quieres analizar los dos ejemplos propuestos, puedes encontrarlos en el archivo descargable lista general.xlsx.