En un artículo anterior vimos que, con las reglas de Outlook, es posible definir acciones automáticas. Por ejemplo, cómo asignar un color a los mensajes que cumplan ciertos requisitos. No obstante, puede que en ocasiones necesites realizar con cierta frecuencia algunas tareas que no se ajusten del todo a las características de una regla. En tal caso, habra que utilizar los…

Pasos rápidos

Un paso rápido es simplemente una o más tareas que se agrupan y se ejecutan bajo un mismo nombre. Al seleccionarlo, Outlook realizará automáticamente las acciones asociadas, permitiendo una gestión más cómoda y eficiente del correo.

De hecho, la aplicación ya incluye una serie de pasos rápidos predeterminados. Puedes encontrarlos en la zona central de la cinta Inicio de la pantalla general o de un mensaje cualquiera. Y, para ver qué hacen, es suficiente con situar el cursor encima de uno de ellos; por ejemplo: Listo.

Como puedes ver en la imagen, este paso realiza las siguientes acciones de forma encadenada:

1. Marca el correo seleccionado como completado
2. Mueve el mensaje a una carpeta determinada
3. Marca el mensaje como leído.

Con este planteamiento, deberías preguntarte ¿A qué carpeta se mueve? De momento a ninguna, pero puedes decidir el destino editando este paso. ¿Cómo? Simplemente, haz clic sobre el icono con el botón derecho del ratón y elige Editar Listo. En el cuadro de diálogo que aparece podrás escoger la carpeta que corresponda.

Creación de pasos rápidos personalizados en Outlook

Si has realizado la práctica anterior, habrás podido comprobar que, en el menú contextual, también aparece la opción Nuevo paso rápido, y eso es lo que vamos a hacer a continuación. Aunque también puedes emplear el icono directo Crear nuevo del grupo. De todas formas, en cualquier momento puedes gestionar todas las acciones posibles a través de la flecha situada en la esquina inferior derecha. Con ella, tendrás un resultado más visual que puede ser interesante para usuarios nóveles. Sea el medio que sea, comencemos a crear un nuevo paso rápido personalizado.

Supongamos que tenemos un cliente especial, al que respondemos siempre con copia a supervisión y cuyos mensajes se guardan en una carpeta especial. Todas estas acciones son las que vamos a agrupar ahora.

Empezamos escogiendo un icono y asignando un nombre; por ejemplo: Alta prioridad. Después, elegimos la acción Marcar como leído. A continuación, mediante el botón Agregar acción, Mover a carpeta con destino Cliente Vip. Repetimos el paso anterior para añadir la acción Responder. Y, con Mostrar opciones, Agregar CC o Agregar CCO indicamos el email al que queremos enviar copia de la respuesta, así como cualquier otro detalle que se considere relevante.

Por último, y antes de Finalizar, es posible indicar una combinación de teclado rápido, sí como el Texto de información sobre herramientas, que es el mensaje de ayuda que aparecerá al posicionar encima del icono el puntero del ratón. Tras la definición de todos los pasos, el proceso por lotes creado se mostrará con el nombre asignado en el grupo principal.

Puesta en marcha

Para efectuar la prueba, sitúate en un mensaje y pulsa el icono asociado o la combinación de teclas asignada. Verás que Outlook crea un mensaje nuevo de respuesta con las opciones establecidas. Tras pulsar Enviar, podrás comprobar que, el mensaje original, ahora aparece como leído en la carpeta especificada.

Recuerda que en cualquier momento puedes editar las características definidas, salvo el orden de las acciones.

Define tus pasos rápidos en Outlook y ahorra tiempo en tu día a día